Kierownicy

Kierownicy powinni ustalić, czy normy mają być jednakowe w podobnych jednostkach organizacji. Na przykład regiony sprzedaży mogą być uznane w przybliżeniu za równoważne, a zatem efektywność sprzedawców należałoby mierzyć za pomocą jednolitego miernika. Często jednak trzeba uwzględniać poprawki związane z odmiennymi warunkami działania danej jednostki lub osoby. Jeśli na przykład regiony sprzedaży są nieporów-nywalne, efektywność sprzedawcy można oceniać na podstawie historycz-nego miernika sprzedaży w jego regionie.

Kierownicy powinni też przesądzać w sprawach stosowania kryteriów ilościowych i jakościowych. Przy niektórych zadaniach (np. kopertowaniu) łatwiej i dokładniej jest mierzyć efektywność w postaci ilościowej. Przy in-nych zadaniach (np. w pracach badawczo – rozwojowych) trzeba stosować kryteria ilościowe i jakościowe.

Czego powinno się oczekiwać od systemu kontroli? Menedżer powinien wymagać przede wszystkim takiej sprawozdawczości, która w przejrzysty sposób wskazywałaby zakres dobrych i słabych wyników, tak aby można było podejmować odpowiednie działania. Na wyższym poziomie powinna być przyjęta sprawozdawczość według „zasady wyjątków”, tak by były podkreślane znaczące odchylenia od planu, które wymagają podjęcia działań. Całościowe podsumowania wyników w porównaniu z planem oraz podsumowania trendu jego realizacji będą również niezbędne na tym po-ziomie. Jednak taka sprawozdawczość może przesłaniać inne, również istotne, leżące u podstaw odchylenia, które powinny zostać podkreślone w raporcie opracowanym według „zasady wyjątków”.

Jeśli źródłem informacji o wykonaniu są sprawozdania, a tak bywa najczęściej, to powinny one: zawierać precyzyjne, rzeczywiste i wiarygodne wyniki pomiarów. Powinny również pozwalać na dokonywanie bezpośredniego i prostego po-równywania planowanych i rzeczywistych wyników.