W fazie formułowania problemu

W fazie formułowania problemu (nazywanej też fazą rozpoznawania sytuacji) dąży się do zebrania już istniejących informacji o danym problemie, problemach analogicznych występujących w innych branżach czy przedsiębiorstwach, problemach ogólniejszych, których nasz problem jest cząstką i problemach bardziej szczegółowych, które są fragmentami roz-wiązywanego problemu.

Głównymi źródłami informacji na powyższe tematy są wcześniejsze analizy i publikacje, raporty z wcześniejszych badań odnośnego problemu, rozmowy z pracownikami i klientami, konsultacje ze specjalistami problemu pochodzącymi z zewnątrz itp. Faza wstępnego rozpoznawania problemu jest często lekceważona i traktowana jako niepotrzebna strata czasu. Jest to nader szkodliwe, ponieważ brak dobrego rozpoznania wstępnego powoduje nie tylko wydłużenie czasu trwania kolejnych faz i konieczność ponoszenia dodatkowych wydatków, lecz może przekreślać sens całych badań wskutek błędnego sformułowania problemu. Niekiedy już wstępne rozpoznanie przynosi odpowiedź, jak rozwiązać przedstawiony problem, co uwalnia od potrzeby kontynuacji badań. Może tak się stać np. wskutek odnalezienia raportu referującego wyniki badań na ten temat, przeprowadzonych w innym, ale podobnym środowisku lub ujawnienia przekonywających przyczyn niedostatecznej sprzedaży w trakcie wstępnych rozmów z klientami. Niejasność celu nie tylko nie zapewnia materiałów wyczerpujących, lecz także stwarza zagrożenie, iż nie uzyska się danych najważniejszych.