Aby radzić sobie ze zmianą

Aby radzić sobie ze zmianą. W otoczeniu każdej organizacji nie-uchronnie zachodzą zmiany. Zmieniają się rynki. Konkurenci – często z różnych części świata – proponują nowe wyroby i usługi, przemawiające do wyobraźni klientów. Pojawiają się nowe materiały i techniki. Wprowadzane są lub zmieniane przepisy państwowe. Funkcja kontrolna pozwala menedżerom reagować na wynikające stąd zagrożenia i okazje, ułatwiając im wykrywanie zmian, które wywierają wpływ na wyroby lub usługi ich organizacji. W dzisiejszym złożonym i burzliwym otoczeniu wszystkie organizacje muszą się borykać ze zmianami. Pomiędzy sformułowaniem cele i jego osiągnięciem w organizacji a jej otoczeniem wiele może się zdarzyć, a skutkiem tego może być zakłócenie ruchu w kierunku realizacji celu bądź nawet zmiana samego celu. Odpowiednio ukształtowany system kontroli może pomóc menedżerom w przewidywaniu zmian, warunków działania, ich obserwacji i w odpowiedniej reakcji.

Aby unikać błędów. Gdyby ani menedżerowie, ani ich podwładni nigdy nie popełniali błędów, mogliby ustalać najwyższe normy efektywności i rejestrować znaczne i nieoczekiwane zmiany w otoczeniu, bez obawy że coś nie wyjdzie tak, jak zamierzano. Jednakże członkowie organizacji mylą się: zamawiają nieodpowiednie części, podejmują błędne decyzje cenowe, niewłaściwie rozpoznają problemy. System kontroli pozwala menedżer na wykrywanie takich błędów, zanim nastąpią krytyczne sytuacje i niepożądane konsekwencje.

Aby uniemożliwić potęgowanie się błędów. Niewielki błąd lub pomyłka rzadko kiedy wyrządza poważniejszą szkodę organizacji. Jeżeli jednak błąd ten nie zostanie skorygowany i powtarza się przez dłuższy czas, może się kumulować i pociągnąć za sobą niezwykle groźne następstwa. Wiele firm w obliczu dynamicznie rosnącego popytu na swoje wyroby w zasadzie przestaje się w ogóle martwić o jakość. Współczynniki produktów wadliwych stopniowo, niepostrzeżenie rosną, aż osiągają wartość krytyczną, np. 25%. Któregoś dnia menedżer stwierdza, że 1 pracowników spośród całej załogi firmy liczącej np. 25 osób zajętych jest wyłącznie naprawą wadliwych jednostek, a na naprawę czekają wyroby o znacznej wartości. Gdyby firma dysponowała odpowiednim systemem kontroli, pewnie problem nie osiągnąłby takich rozmiarów.