Budżety – ważne narzędzia kontroli

W literaturze anglo-amerykańskiej z zakresu kontroli jako funkcji za-rządzania dominuje „podejście budżetowe”. L.Bittel pisze, że „budżet jest tym narzędziem kontrolnym, z którym większość menadżerów, pracowników nadzoru i kierowników projektu musi się zaznajomić najdokładniej. Budżet stanowi finansową normę dla poszczególnych przedsięwzięć, rodzajów dzia-łalności, programów lub wydziałów. Dane w nim zawarte prezentowane są

w formie liczb, głównie jako kwoty pieniężne, które zostaną uzyskane ze sprzedaży towarów lub usług bądź wydane w określonych celach w jakimś przedziale czasu. Budżety wynikają z celów i prognoz ustalonych w czasie planowania. Dla większości przedsięwzięć budżet sprzedaży (lub dochodów), czyli program zbytu – określonych w kwotach pieniężnych oraz liczbach sprzedanych towarów – staje się podstawą dla wszystkich innych budżetów” (Bittel, 1998, s.25).

Jedną z trudności związanych z budżetami jest to, że są one często nieelastyczne. Mogą się więc wydawać nieodpowiednie w sytuacjach, w których zmiany zachodzą w sposób wymykający się spod kontroli tych, którzy opracowują budżety. Na przykład preliminarz wydatków oparty na sprzedaży rocznej w wysokości 1 min PLN może być całkowicie nierealny, jeżeli w rzeczywistości osiągnie 13 min PLN. Skoro koszty produkcji niemal zawsze rosną, gdyż wytwarza się więcej jednostek, aby sprostać większemu popytowi, byłoby rzeczą nierozsądną oczekiwać, że w takich okolicznościach kierownicy będą przestrzegać pierwotnego preliminarza wydatków.